Upphandling av ETCS-system – STHK:s process

Upphandling är en del av implementationen

Upphandlingen har alltså föregåtts av en förstudie där man har gått igenom förutsättningarna och skapat beslutsunderlag för implementationen. Man har även som en del av själva genomförandet gjort budget och tidplan samt angett vad som behöver finnas på plats vad gäller aktiviteter, organisation och andra förutsättningar.

Upphandlingar kan ske under olika premisser. Därför använder vi en checklista som skräddarsys beroende på kundens behov och önskemål. Till exempel kan upphandlingen vara offentlig och därigenom lyda under lagen om upphandling. Här är affärsjuridisk expertis viktig att ha med. Upphandlingen kan även vara privat eller ske inom rollen som systemintegratör.

Offentliga upphandlingar kräver större transparens och formalisering men principerna är egentligen de samma även för privata upphandlingar. Processen nedan beskrivs enligt vad som sker vid offentlig upphandling.

Vi delar in upphandlingen i fem huvudsakliga steg:

• Ansökning
• Kvalificering
• Anbud
• Förhandling
• Utvärdering och tilldelning

Låt oss titta närmare på dessa steg.

1. Ansökning

Upphandlingens första steg – ansökningssteget – går i princip ut på att man pejlar intresset på marknaden för att delta i upphandlingen samt att man bedömer om dessa intressenter har grundläggande förutsättningar på plats för att kunna leverera.

Först bjuder man in intresserade leverantörer att ansöka om att offerera ett system. Inbjudan till upphandlingen offentliggörs och publiceras i lämpliga forum.

De potentiella leverantörerna får ta del av översiktlig bakgrundsinformation som de behöver veta för att kunna bedöma möjlighet och intresse av att vara med i upphandlingen. För att säkerställa att leverantörerna uppfyller grundläggande krav som beställaren har på dem har vi arbetat fram färdiga frågeformulär som intressenterna ska fylla i, samt vilken övrig information de ska bifoga. Här berörs exempelvis finansiella bedömningar och att grundläggande processer kring miljö och kvalitet finns på plats. Man ska även kunna uppvisa relevanta referenser av liknande projekt.

En ansökan om att vara med i upphandlingen är inte bindande.

2. Kvalificering

När ansökningstiden har gått ut påbörjas kvalificeringen. I kvalificeringssteget säkerställer man att all ansökningsinformation som kommit in från de olika intressenterna är komplett och sedan utvärderar man om de uppfyller grundläggande krav. Man kan behöva återkomma till leverantörer för att be dem komplettera sina handlingar samt ställa frågor till dem. Referenserna på liknande projekt är en av punkterna som är viktigast att säkerställa.

Värt att poängtera är att man i detta skede inte vill utesluta intressenter i onödan så länge de uppfyller de grundläggande kraven. Fler anbudsgivare betyder mer konkurrens och större sannolikhet att träffa rätt i valet av leverantör.

Resultatet av kvalificeringssteget är att ett antal av intressenterna bedöms som kvalificerade att lämna anbud.

3. Anbud

En anbudsinbjudan går ut till de intressenter som är kvalificerade enligt föregående steg.

I inbjudan ingår ett stort antal detaljerade krav, till exempel inom dessa områden:

• Tekniska krav
• RAMS och fordonsgodkännande
• Dokumentation och utbildning
• Projektgenomförande
• Verifiering och validering
• Support och tjänster

Dessa krav har arbetats fram inom ramen för förstudien som föregår upphandlingen. Det är viktigt för slutresultatet av upphandlingen och hela implementationsprojektet att kraven är genomarbetade och på rätt nivå.

Anbudsgivarna ska för samtliga krav redovisa information kring uppfyllandet samt ange sitt totala pris. De kan även erbjuda olika lösningsalternativ vid behov.

• För att säkerställa kvaliteten på anbuden erbjuds anbudsgivarna följande:
• Besiktning av fordonet för att kunna planera för placeringen av utrustningen.
• Formaliserad frågeställningsrunda till beställaren där man kan ställa frågor kring anbudet.
• Tillfälle att presentera sitt anbud och svara på frågor kring detta.
• Möjlighet till komplettering av anbud om detta behövs.

4. Förhandling

För att uppnå hög precision och säkerhet i leveransen och få bästa möjliga affärsmässiga innehåll i leveransavtalet följer i regel ett antal protokollförda förhandlingsomgångar med en eller flera leverantörer. Det är viktigt att allt dokumenteras med tydlig versionshantering.

Under förhandlingen kan anbudsgivarnas eventuella förslag om avsteg från ett leveransavtal beaktas och en uppdatering av leveransavtalet göras, mot vilket anbudsgivarna uppmanas att lämna sitt slutliga pris.

Vi säkerställer transparens och likabehandling av alla anbudsgivare genom att tydligt och öppet beskriva alla skeenden i upphandlingsdokumenten och genom att under tiden efter anbudslämnande kommunicera och följa den genomgångna processen för samtliga inblandade parter.

5. Utvärdering och tilldelning

Utvärderingen av inkomna anbud utförs systematiskt för att utvärdera den tekniska lösningen och förmågan och metoden att leverera den. Utvärderingen sker på de nyckelområden som är viktiga för kvaliteten på leveransen.

Exempel på sådana områden är:

• Teknisk lösning
• Projektgenomförande
• Eftermarknadskoncept

Utvärderingen sker av ämnesexperter i specialiserade team inom olika ämnesområden. Först läser deltagarna igenom materialet på egen hand och sätter sina egna betyg på olika krav och delområden enligt en framtagen mall. Sedan samlas alla utvärderingsteam och gör en sammanvägd bedömning efter gemensam diskussion. Betygen sammanställs och viktas efter delområdenas respektive tyngd. Bedömningen ska vara strikt saklig och fri från subjektivitet och förutfattade meningar. I slutändan får alla anbud får en sammanräknad poäng.

En utvärderingsrapport sammanställs, för offentliga upphandlingar är denna publik. Rapporten är en grundlig beskrivning av alla moment med motiveringar och betyg.

Både förhandlings- och utvärderingsstegen sker ofta i flera olika omgångar och leder slutligen fram till ett tilldelningsbeslut som meddelas till den vinnande leverantören. Efter det påbörjas processen med att ta fram ett slutligt kontrakt mellan parterna och det kan krävas eventuella justeringar och kompletteringar av kontraktshandlingarna innan allt är klart för att starta leveransprojektet.

• Framgångsfaktorer
• Det finns ett antal tongivande framgångsfaktorer för en framgångsrik upphandling:
• Tydlig organisation
• Etablerad process
• Ämneskunskap
• Juridisk kunskap
• Ordning och reda

Erbjudande från STHK

STHK har genomfört ett flertal upphandlingar enligt den beskrivna processen. Vårt erbjudande till marknaden kan sammanfattas så här:

• STHK kan och har erfarenhet av alla delar i upphandling.
• STHK kan täcka in alla delar som kan behövas i olika delar av upphandlingen (teknik, förfrågningsunderlag, utvärdering, avtal med mera).
• STHK kan hantera en upphandling med kontrakt för totalåtagande av ERTMS-leverantör.
• STHK kan upphandla ERTMS-leverantör för generiskt system och själva agera systemintegratör.
• STHK samarbetar med andra aktörer för att erbjuda till exempel affärsjuridisk kompetens.